Δεν είναι απίστευτο το πώς οι πολυάσχολοι, εργαζόμενοι γονείς κάνουν τα πάντα πολύ πιο γρήγορα από ότι οι περισσότεροι άνθρωποι; Από τη φροντίδα του παιδιού μέχρι τις δουλειές του σπιτιού, τα πάντα γίνονται, το ένα μετά το άλλο, σε εξωφρενική ταχύτητα. Αλλά, πώς το καταφέρνουν;
Η απάντηση είναι απλή – και δεν είναι το ότι ανακάλυψαν κάποιο τρελό κόλπο παραγωγικότητας (ή μήπως είναι;). Η αιτία αυτού του φαινομένου είναι ότι αυτές οι δουλειές πρέπει να γίνουν μέσα στον ελάχιστο διαθέσιμο χρόνο που έχουν. Αυτό από μόνο του αρκεί, στην πραγματικότητα, για να εξηγήσει αυτά τα επίπεδα παραγωγικότητας.
Η έννοια που κρύβεται πίσω από αυτό ονομάζεται ο νόμος του Πάρκινσον.
Τι είναι ο νόμος του Πάρκινσον;
Στην εισαγωγή του σε ένα άρθρο για τον Economist το 1955, ο C. Northcote Parkinson έγραψε: “η δουλειά επεκτείνεται έτσι ώστε να γεμίζει το χρόνο που διαθέτουμε για την ολοκλήρωσή της”. Αυτή η απλή φράση είναι και ο ορισμός του νόμου του Πάρκινσον.
Με απλά λόγια, αυτό σημαίνει ότι αν έχεις μια δουλειά 4 ωρών και διαθέσεις γι’ αυτή 2 μέρες, τότε πιθανότατα θα ξοδέψεις ολόκληρες τις 2 μέρες για να την κάνεις. Αυτές οι ώρες θα γεμίσουν όχι μόνο με περισσότερη δουλειά, αλλά και με επιπλέον έρευνα, ανάλυση, αναβλητικότητα, ακόμα και στρες και άγχος.
Αλλά εδώ είναι το ενδιαφέρον: δουλεύει και αντίστροφα! Αυτό σημαίνει ότι αν έχεις μια δουλειά 4 ωρών και διαθέσεις γι’ αυτή 2 ώρες, υπάρχει πολύ μεγάλη πιθανότητα να την τελειώσεις μέσα σε αυτό το χρονικό διάστημα. Ακούγεται τρελό, έτσι δεν είναι;
Πώς δουλεύει ο νόμος του Πάρκινσον
Κι όμως, δεν είναι. Θυμάσαι στο πανεπιστήμιο, όταν είχες όλο το εξάμηνο για να γράψεις μια εργασία και παρόλα αυτά την έγραψες την τελευταία μέρα πριν την προθεσμία;
Ή όταν έκανες κάτι παρόμοιο για ένα project στη δουλειά;
Όλα αυτά είναι παραδείγματα εφαρμογής του νόμου του Πάρκινσον στη ζωή σου. Όταν είσαι αντιμέτωπος/η με μια προθεσμία που πλησιάζει, μεταμορφώνεσαι από θύμα της ίδιας σου της αναβλητικότητας σε μία παραγωγική μηχανή, ακόμα κι αν αυτό κρατήσει μόνο μια μέρα.
Αλλά πώς πραγματικά μετατρέπουμε μια μεγαλύτερη δουλειά σε διαχειρίσιμη σε μικρότερο χρονικό διάστημα; Αποδεικνύεται ότι, όταν αντιμετωπίζουμε μια προθεσμία που πλησιάζει, ο εγκέφαλός μας καταφέρνει να εστιάσει στα σημαντικά πράγματα, και φροντίζει να τα ολοκληρώσει.
Αντίθετα, όταν δεν υπάρχει κάτι για να πυροδοτήσει το νόμο του Πάρκινσον, τείνουμε να αναλύουμε υπερβολικά ασήμαντες λεπτομέρειες, εις βάρος του τι είναι πραγματικά σημαντικό. Αυτό έχει άμεση συσχέτιση με τον κανόνα 80/20, καθώς ο εγκέφαλός μας καταφέρνει να αναγνωρίσει το 20% που είναι εξαιρετικά κρίσιμο όταν αντιμετωπίζουμε μια διορία.
Οι περιορισμοί δημιουργούν ελευθερία
Πιθανόν να αναρωτιέσαι τι γίνεται με την ποιότητα της δουλειάς που παράγεται με τη βοήθεια του νόμου του Πάρκινσον. Στο κάτω κάτω, αφού διαθέτεις λιγότερο χρόνο σε μια δουλειά, είναι σίγουρο ότι θα έχει και χαμηλότερη ποιότητα, σωστά;
Λάθος! Αποδεικνύεται ότι, τις περισσότερες φορές, οι περιορισμοί δημιουργούν ελευθερία! Όσο δυσνόητο και αν ακούγεται, είναι το γεγονός ότι ακολουθούμε κάποιους κανόνες που μας επιτρέπει να είμαστε δημιουργικοί και να παράγουμε εκπληκτική δουλειά.
Πάρε σαν παράδειγμα τη μουσική. Τα πιο απίστευτα κομμάτια εξακολουθούν να βασίζονται στους κανόνες της αρμονίας και του ρυθμού. Αν δεν γινόταν αυτό, πιθανότατα θα ακούγονταν χάλια!
Ένα άλλο παράδειγμα είναι αυτό των μυθιστορημάτων. Στη μυθιστορηματική συγγραφή υπάρχουν διάφορα πρότυπα, όπως ο ήρωας και ο κακός. Παραμένοντας πιστοί σε αυτά, οι συγγραφείς μπόρεσαν να δημιουργήσουν μερικά από τα μεγαλύτερα αριστουργήματα που γνωρίζουμε – αν δεν το έκαναν, δε θα κατάφερναν ποτέ να τελειώσουν ένα βιβλίο, πόσο μάλλον ολόκληρη την τριλογία του Άρχοντα των Δαχτυλιδιών!
Βάσει των παραπάνω, αποδεικνύεται ότι η χρήση του νόμου του Πάρκινσον σου επιτρέπει να παράγεις δουλειά ίσης ή και καλύτερης ποιότητας από ότι θα παρήγαγες διαφορετικά. Η δημιουργικότητα σου ακμάζει λόγω των περιορισμών και το γεγονός ότι εστιάζεις στα σημαντικά απομακρύνει όλο τον ανούσιο θόρυβο (πχ. ποτέ δεν θα μετέτρεπες μια 15-λεπτη παρουσίαση σε 60-λεπτη).
Πώς να εφαρμόσεις τον νόμο του Πάρκινσον στη ζωή σου
Το βασικό στοιχείο πίσω από το νόμο του Πάρκινσον είναι οι προθεσμίες – χωρίς προθεσμία, δεν υπάρχει τίποτα που να σε πιέζει να τελειώσεις τη δουλειά που έχεις αναλάβει.
Αλλά, δεν έχουν όλα όσα κάνεις διορία! Οπότε, τι μπορείς να κάνεις;
Λοιπόν, το να θέσεις τις δικές σου προθεσμίες είναι ο πιο εύκολος τρόπος να βάλεις στη ζωή σου το νόμο του Πάρκινσον. Υπάρχουν μάλιστα διάφοροι άνθρωποι που κάνουν απλά αυτό. Αποφασίζουν ότι θα τελειώσουν κάτι π.χ. μέχρι το μεσημέρι, και αυτός ο περιορισμός είναι το μόνο που χρειάζονται.
Ωστόσο, η αλήθεια είναι ότι αυτό δε λειτουργεί πάντα. Για τους πιο αναβλητικούς εδώ, εμού συμπεριλαμβανομένου, το να θέσουμε τις δικές μας διορίες δεν πρόκειται ποτέ να δουλέψει από μόνο του. Στην τελική, ξέρουμε ότι μπορούμε να τις παρατείνουμε – πράγμα που τις καθιστά άχρηστες. Επομένως, χρειαζόμαστε μερικές επιπλέον στρατηγικές…
Χρονικοί περιορισμοί μαζί με ποσοτικούς στόχους
Αντί να πεις απλά ότι θα μελετήσεις ένα κεφάλαιο σήμερα, πρόσθεσε σε αυτό και έναν χρονικό περιορισμό. Για παράδειγμα, όρισε ότι θα το κάνεις πριν το μεσημέρι.
Στη συνέχεια, γέμισε το υπόλοιπο της μέρας σου με άλλες δουλειές ή δραστηριότητες, έτσι ώστε να επιβάλεις στον εαυτό σου να ολοκληρώσει την αρχική δουλειά στον προκαθορισμένο χρόνο. Θα εκπλαγείς με το πόσο πιο παραγωγικός/ή θα είσαι αντιμετωπίζοντας τέτοιες δουλειές νωρίς μέσα στη μέρα.
Χρησιμοποίησε την τεχνική Pomodoro
Μια απλή τεχνική που μπορείς να εφαρμόσεις, βασισμένη μόνο σε ένα χρονόμετρο (οποιοδήποτε χρονόμετρο κάνει), είναι η τεχνική Pomodoro.
Η τεχνική αυτή υποδεικνύει τη μελέτη ή τη δουλειά σε 25-λεπτα διαστήματα χωρίς περισπασμούς, ακολουθούμενα από 5-10 λεπτά χαλάρωσης. Αυτός ο κερματισμός του χρόνου δημιουργεί από μόνος του προθεσμίες κατά τη διαδικασία, στις οποίες μπορείς να εντάξεις δουλειές (πχ. θα τελειώσω το Χ κατά τη διάρκεια αυτού του Pomodoro).
Λάβε όμως υπόψη σου ότι αυτές οι προθεσμίες δεν είναι πολύ επιτακτικές από μόνες τους.
Δούλεψε χωρίς το φορτιστή του λάπτοπ σου
Ένα από τα αγαπημένα μου κόλπα είναι το να δουλεύεις χωρίς το φορτιστή του λάπτοπ σου (όποτε, φυσικά, αυτό είναι εφικτό). Αυτό σε αναγκάζει να τελειώσεις τα πάντα πριν σβήσει το λάπτοπ σου από μπαταρία – από προσωπική εμπειρία, αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα αποτελεσματικό!
Σταμάτα τη δουλειά σου σε μια συγκεκριμένη ώρα
Στο εκπληκτικό βιβλίο του “Deep Work”, ο Cal Newport εξηγεί πώς κατάφερε να πάρει το διδακτορικό του στο ΜΙΤ τελειώνοντας τη δουλειά του αυστηρά στις 5 μ.μ.
Εφαρμόζοντάς αυτό το όριο εξασφαλίζεις ότι θα ολοκληρώσεις εγκαίρως τη δουλειά σου, και έτσι θα έχεις χρόνο και για τα υπόλοιπα σημαντικά κομμάτια της ζωής σου, όπως χόμπι και σχέσεις.
Βάλε στη ζωή σου το ρίσκο
Η αγαπημένη μου στρατηγική για να προλαβαίνω τις προθεσμίες μου είναι η εισαγωγή ρίσκου.
Βλέπεις, ο φόβος της απώλειας είναι μακράν η μεγαλύτερη κινητήριος δύναμη στην ανθρώπινη συμπεριφορά – και πρέπει να τον χρησιμοποιήσεις προς όφελος σου.
Με άλλα λόγια, αυτό σημαίνει ότι πρέπει να ορίσεις κάτι που θα χάσεις αν δεν πετύχεις τις προθεσμίες σου (μια απλή αλλά αποτελεσματική ιδέα είναι τα χρήματα). Σου συνιστώ ανεπιφύλακτα να διαβάσεις το άρθρο μου για το ρίσκο, αν είσαι πραγματικά αποφασισμένος να εφαρμόσεις το νόμο του Πάρκινσον στη ζωή σου.
Ευθυγράμμισε τη δουλειά σου με τις εξωτερικές υποχρεώσεις
Μια άλλη εξαιρετική ιδέα, την οποία ανακάλυψα στο course παραγωγικότητας “Become a Speed Demon” του Jonathan Levi, είναι το να ευθυγραμμίσεις τις δουλειές σου με τις εξωτερικές σου υποχρεώσεις.
Όπως είπαμε, είναι εύκολο να ξεφύγεις από τις δικές σου, αυθαίρετες προθεσμίες. Αλλά αν αποφασίσεις να σταματήσεις τη δουλειά ακριβώς πριν από ένα ιατρικό ραντεβού ή ένα δείπνο με φίλους για παράδειγμα, τότε θα πιεστείς όντως να την τελειώσεις.
Η “αντισυμβατική” μου λύση
Προσωπικά, έχω παλέψει πολύ για να λειτουργήσουν και σε μένα οι προθεσμίες, μερικές φορές χωρίς αποτέλεσμα. Ακόμα και με τις παραπάνω στρατηγικές, δεν κατάφερνα πάντα να εφαρμόσω επιτυχώς το νόμο του Πάρκινσον.
Η λύση προέκυψε εντελώς αναπάντεχα, όταν συνέχιζα να αυξάνω τη σοβαρότητα της δουλειάς μου, καθώς και τις καθημερινές μου ευθύνες.
Αναλαμβάνοντας περισσότερες ευθύνες και μεγαλύτερες δεσμεύσεις, “ανάγκαζα” τον εαυτό μου να φέρνει τη δουλειά εις πέρας. Αυτό συνέβαινε ανεξάρτητα με το αν υπήρχε αυστηρή προθεσμία ή όχι, καθώς ήξερα ότι δεν θα μπορούσα να κάνω τη δουλειά κάποια άλλη στιγμή.
Σημείωσε ότι συνέχισα να χρησιμοποιώ τις παραπάνω στρατηγικές για οτιδήποτε δεν είχε διορία.
Πώς να μην εφαρμόσεις το νόμο του Πάρκινσον
“Αν περιμένεις μέχρι την τελευταία στιγμή, παίρνει μόνο μια στιγμή για να το κάνεις” – αυτός είναι ένας άλλος ορισμός του νόμου του Πάρκινσον. Παρόλο που αποτυπώνει σωστά την κεντρική ιδέα, κατά τη γνώμη μου εκφράζει το μεγαλύτερο λάθος που πρέπει να αποφεύγεις στην εφαρμογή του νόμου του Πάρκινσον: να τον χρησιμοποιείς σαν δικαιολογία.
Είναι εύκολο να αναβάλεις πράγματα και να τα αφήνεις για την τελευταία στιγμή, ειδικά αν έχεις τη δικαιολογία ότι με αυτόν τον τρόπο θα είσαι πιο παραγωγικός/ή, δημιουργικός/ή, και αποτελεσματικός/ή.
Αλλά, στην πραγματικότητα, δεν παίρνουν όλα ένα λεπτό. Ακολουθώντας αυτή τη νοοτροπία, είναι εύκολο να βρεθείς σε ένα σημείο όπου η δουλειά δεν θα μπορεί πια να ολοκληρωθεί στον χρόνο που σου μένει. Ανάλογα με την περίπτωση, αυτό μπορεί να αποτελέσει σοβαρό πρόβλημα.
Αυτό σχετίζεται επίσης και με το δεύτερο μεγαλύτερο λάθος: τον ορισμό παράλογων προθεσμιών. Είναι όντως αλήθεια ότι με το νόμο του Πάρκινσον μπορείς να ολοκληρώσεις εργασίες σε πολύ λιγότερο χρόνο – αλλά πάντα μέσα σε λογικά όρια. Ο καλύτερος τρόπος να αναγνωρίσεις αυτά τα όρια είναι μέσω της δοκιμής και του πειραματισμού.
Η ακριβής διαδικασία εφαρμογής του νόμου του Πάρκινσον
Και τώρα έρχεται το ερώτημα: ποιο είναι το επόμενο σου βήμα;
Λοιπόν, ξεκινάς δοκιμάζοντας όντως το νόμο του Πάρκινσον. Χρειάζεσαι, επίσης, μια διαδικασία για να λαμβάνεις ανατροφοδότηση για το πόσο χρόνο χρειάζεται πραγματικά μια δουλειά. Παρακάτω θα βρεις την ακριβή διαδικασία που χρησιμοποιώ για να πετύχω και τα δύο:
- Κάνε μια λίστα με δουλειές. Προτείνω να αρχίσεις με μια ημερήσια ή εβδομαδιαία λίστα καθηκόντων. Από προσωπική εμπειρία, οτιδήποτε μεγαλύτερο από αυτό το διάστημα είναι πολύ μεγάλο για να το περιορίσεις με το νόμο του Πάρκινσον.
- Γράψε δίπλα στην κάθε δουλειά το χρόνο που πιστεύεις ότι χρειάζεται. Ακόμα καλύτερα, αν έχεις κάποια ιδέα για το πόσο χρόνο σου παίρνει συνήθως, κατέγραψε τον. Αν δεν έχεις, γράψε την καλύτερη εκτίμηση σου για το πόσο χρόνο θα σου έπαιρνε υπό κανονικές συνθήκες.
- Δώσε στον εαυτό σου το μισό χρόνο για να τις ολοκληρώσει.
- Δεσμεύσου στις προθεσμίες. Χρησιμοποίησε οποιαδήποτε (ακόμα και πάνω από μία) από τις παραπάνω στρατηγικές για να βεβαιωθείς ότι θα τηρήσεις πραγματικά τις διορίες που έθεσες.
- Επανέλαβε. Μόλις το εφαρμόσεις μερικές φορές, μην ξεχάσεις να αναθεωρήσεις το πώς βλέπεις τις εργασίες, και το χρόνο που χρειάζονται. Αν ολοκληρώσεις επιτυχώς μια εργασία στο μισό χρόνο απ’ ότι νόμιζες, τώρα προσπάθησε ξανά με μια ακόμα μικρότερη διορία. Με αυτόν τον τρόπο σύντομα θα καταλάβεις τι χρονικό όριο είναι πράγματι λογικό για την ολοκλήρωση αυτής της εργασίας.
Χρησιμοποιώντας το νόμο του Πάρκινσον για να βελτιώσω τη συγγραφή μου
Σαν παράδειγμα, χρησιμοποίησα μια παραλλαγή αυτής της διαδικασίας για να βελτιώσω την ταχύτητα με την οποία γράφω άρθρα. Άφησα επίτηδες ένα άρθρο άγραφο μέχρι “την τελευταία στιγμή” – είχα μόνο λίγες ώρες μέχρι να το δημοσιεύσω. Όταν κατάφερα να ερευνήσω, να το γράψω, να το επεξεργαστώ, να το δομήσω, και να το δημοσιεύσω εγκαίρως, κατάλαβα πόσο αργός ήμουν στη συγγραφή μέχρι εκείνη τη μέρα.
Σημείωσε ότι δε χρησιμοποίησα αυτή τη γνώση για να αφήνω τα άρθρα μέχρι την τελευταία στιγμή (αυτό ακριβώς που θα συνέβαινε αν δεν ήταν συνειδητό όλο αυτό). Αντίθετα, κατάλαβα ότι τώρα μπορούσα να γράψω άρθρα δύο φορές μεγαλύτερα και πιο ενδελεχή στον ίδιο χρόνο που έγραφα τα προηγούμενα. Από τότε, κάθε ένα από τα άρθρα μου είναι τουλάχιστον διπλάσιο σε μέγεθος απ’ ότι ήταν πριν.
Τελευταίες σκέψεις
Ο νόμος του Πάρκινσον είναι μια έννοια που είναι απαραίτητο να γνωρίζεις, καθώς πολλές εργασίες δεν έχουν διορίες. Αυτό επιτρέπει στην αναβλητικότητα να πάρει τον έλεγχο, το οποίο μπορεί σε μεγάλο βαθμό να καταστρέψει την παραγωγικότητά σου. Στην ουσία, όμως, αυτό είναι που καθιστά το νόμο του Πάρκινσον μια από τις καλύτερες στρατηγικές για να κατακτήσεις την αναβλητικότητα.
Μια άλλη σημείωση είναι ότι οι άνθρωποι δεν αντιλαμβάνονται εύκολα το πόσο γρήγορα μπορεί να ολοκληρωθεί μια εργασία, τουλάχιστον όχι μέχρι να δοκιμάσουν αυτή την τεχνική. Οπότε, απλά δοκίμασε τα πράγματα που έμαθες σε αυτό το άρθρο – σε διαβεβαιώ ότι θα εκπλαγείς με τα αποτελέσματα!
Τέλος, συχνά λέω ότι δεν δουλεύουν όλα σε όλους. Σε αυτή την περίπτωση είναι λίγο διαφορετικό – ο νόμος του Πάρκινσον δουλεύει για όλους, αφού βασίζεται στον τρόπο που λειτουργούμε οι άνθρωποι.
Αυτό που διαφέρει, ωστόσο, είναι η εφαρμογή, και σε αυτή είναι που πρέπει να δοκιμάσεις διαφορετικές στρατηγικές για να βρεις τι σου ταιριάζει καλύτερα.
Ανακάλυψε περισσότερα και στο επεισόδιό μας για το νόμο του Πάρκινσον.